Bienvenue chez Comprendre la comptabilité et gestion, vous trouverez des cours de comptabilité et gestion en DCG (comptabilité, contrôle de gestion, finance, fiscalité...). Voici une ébauche du chapitre 22 - La numérisation et la dématérialisation de la comptabilité, pour l'UE 9 - Comptabilité.
1. La dématérialisation des documents
La dématérialisation des documents est le processus de conversion de documents physiques, tels que des papiers, en formats numériques. Ce processus implique généralement la numérisation des documents à l'aide de scanners ou d'autres technologies de capture d'image, suivie de leur stockage, gestion et distribution sous forme électronique.
Les avantages de la dématérialisation des documents incluent :
- Réduction des coûts : Moins de besoin de stockage physique, de papier et d'encre.
- Accès rapide et facile : Les documents numériques peuvent être facilement recherchés, consultés et partagés.
- Sécurité améliorée : Les documents numériques peuvent être protégés par des mesures de sécurité telles que le cryptage et les contrôles d'accès.
- Gain de temps : Les processus automatisés permettent de traiter les documents plus rapidement.
- Respect de l'environnement : Réduction de l'utilisation de papier et des déchets associés.
La dématérialisation passe par la facture électronique.
1.1. La facture électronique
Selon le Code Général des impôts (article 289), une facture électronique est une facturée créée, transmise, reçue et archivée sous forme électronique, quelle qu’elle soit.
L'émission d'une facture électronique doit respecter certaines conditions pour être conforme aux réglementations en vigueur. Voici les principales conditions à respecter :
- Nécessité d’un accord préalable explicite du destinataire.
- Authenticité de l'origine : La facture électronique doit garantir l'identité de l'émetteur. Cela peut être assuré par des signatures électroniques ou d'autres mécanismes de sécurité.
- Intégrité du contenu : Le contenu de la facture électronique doit rester intact et ne pas être altéré. Cela peut être assuré par des mécanismes de hachage ou des signatures électroniques.
- Garantie de l’authenticité de son origine.
- Respect des mentions obligatoires identiques à celles d’une facture papier.
Depuis le 1er janvier 2020, les entreprises françaises doivent transmettre leurs factures qui sont à destination des entités publiques en format électronique. Toutes les factures passent par la plateforme Chorus Pro.
Pour les transactions entre entreprises (B2B) et entre entreprises et particuliers (B2C), l'obligation de facturation électronique est en cours de mise en place et concerne principalement.
Voici les principales dates et étapes clés de cette obligation :
Cependant, ce calendrier prévu n’a pas été conservé et un nouveau calendrier a émergé lors de la loi de finances 2024. Ce nouveau calendrier a été créé pour garantir un passage à la facturation dans de meilleures conditions :
Cette obligation vise plusieurs objectifs :
- simplifier les obligations de déclaration des entreprises en termes de TVA, notamment avec un pré-remplissage des déclarations
- améliorer la détection de la fraude afin que des opérateurs économiques de bonne foi en bénéficient
- améliorer la connaissance en temps réel de l’activité des entreprises, permettant un pilotage de la politique économique au plus près de la réalité économique des acteurs.
- améliorer la compétitivité des entreprises en réduisant la charge administrative et réduire les délais de paiement qui permettent un gain de productivité grâce à la dématérialisation.
1.2. Le stockage et l’archivage des documents
Le stockage et l'archivage des documents sont des aspects cruciaux de la gestion documentaire.
Le stockage peut se faire de manière numérique :
Serveurs et Disques Durs : Utiliser des serveurs internes ou des disques durs pour stocker les documents numériques.
Cloud Computing : Utiliser des services de stockage en cloud (Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive) pour une accessibilité accrue et une redondance des données.
Bases de Données : Utiliser des bases de données pour stocker et organiser les documents de manière structurée.
Sécurité : Mettre en place des mesures de sécurité telles que le cryptage, les contrôles d'accès et les sauvegardes régulières.
Concernant l’archivage, plusieurs méthodes existent :
Systèmes de Gestion Électronique des Documents (GED) : La GED est un système informatique qui permet de gérer, stocker, organiser et partager des documents numériques de manière structurée et sécurisée.
Fonctionnalités :
- Indexation et Classement : Les documents sont indexés et classés pour faciliter la recherche et la récupération.
- Versioning : Gestion des différentes versions d'un document pour suivre les modifications.
- Workflow : Automatisation des processus de validation et de circulation des documents.
- Collaboration : Facilitation de la collaboration entre les utilisateurs grâce à des fonctionnalités de partage et de commentaires.
- Sécurité : Contrôle d'accès et gestion des droits pour protéger les documents sensibles
Le coffre-fort numérique : c’est un espace numérique permettant de conserver durablement de façon sécurisée et confidentielle les documents vitaux d’une entreprise.
Fonctionnalités :
- Sécurité Renforcée : Utilisation de technologies de cryptage et de signatures électroniques pour protéger les documents.
- Traçabilité : Enregistrement de toutes les actions effectuées sur les documents pour garantir leur intégrité.
- Conformité Légale : Respect des exigences légales et réglementaires en matière de conservation des documents.
- Accessibilité Contrôlée : Accès restreint aux documents, souvent avec des mécanismes d'authentification forte.
Pour découvrir le cours en entier, c'est par ici :
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